Verpflegungsmehraufwand-Rechner 2026
Berechnen Sie Ihre Spesen-Pauschalen für Dienstreisen – steuerfrei erstattbar oder als Werbungskosten absetzbar.
Stand: Januar 2026
Gesamt: 1 Anreisetag + 2 volle Tage + 1 Abreisetag = 4 Tage
Anreisetag
Volle Reisetage (2x)
Abreisetag
💡 Kürzungen: Frühstück = 20%, Mittag/Abend = je 40% der vollen Tagespauschale
Übernachtungspauschale nur, wenn Sie selbst zahlen und keinen Nachweis erbringen
💰 Ihr Verpflegungsmehraufwand
Steuerfrei erstattungsfähig für 4 Reisetage
Steuerersparnis: ~43,40 € (bei 35% Grenzsteuersatz als Werbungskosten)
📊 Berechnungsdetails
| Tag | Pauschale | Kürzung | Netto |
|---|---|---|---|
| Anreisetag | 14,00 € | — | 14,00 € |
| Tag 2 (24h) | 28,00 € | — | 28,00 € |
| Tag 3 (24h) | 28,00 € | — | 28,00 € |
| Abreisetag | 14,00 € | — | 14,00 € |
| Summe Verpflegung | 84,00 € | ||
| + Übernachtungspauschale (2 × 20 €) | 40,00 € | ||
| Gesamt erstattungsfähig | 124,00 € | ||
📋 Aktuelle Pauschalen 2025/2026
🇩🇪 Inland (Deutschland)
- • 24h Abwesenheit: 28 €
- • >8h bis <24h: 14 €
- • An-/Abreisetag: 14 €
🍽️ Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten
Bezogen auf die volle Tagespauschale (28 €):
- • Frühstück: -20% = -5,60 €
- • Mittagessen: -40% = -11,20 €
- • Abendessen: -40% = -11,20 €
ℹ️ So funktioniert der Verpflegungsmehraufwand
- ✓Steuerfreie Erstattung: Arbeitgeber kann Pauschalen steuerfrei erstatten
- ✓Werbungskosten: Ohne Erstattung als Werbungskosten absetzbar
- ✓Keine Nachweise: Pauschalen gelten ohne Einzelnachweise für Mahlzeiten
- ✓Kürzungspflicht: Bei gestellten Mahlzeiten muss gekürzt werden
- ✓3-Monatsfrist: Bei Langzeitdienstreise sinkt Pauschale nach 3 Monaten
⚠️ Wichtige Hinweise
- •Auswärtstätigkeit: Pauschalen nur bei beruflich veranlassten Reisen außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte
- •Dreimonatsfrist: Nach 3 Monaten an derselben Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch
- •Dokumentation: Reisezweck, Datum, Dauer und Ziel sollten dokumentiert werden
- •Übernachtung: Die Pauschale von 20 € gilt nur ohne Nachweis – mit Belegen sind höhere Kosten absetzbar
- •Ausland: Bei Auslandsreisen gilt am An- und Abreisetag der Satz des Landes mit der geringeren Pauschale
🏛️ Informationen & Antrag
Finanzamt
Verpflegungsmehraufwand wird über die Einkommensteuererklärung als Werbungskosten geltend gemacht (Anlage N, Zeile „Reisekosten").
Benötigte Angaben
- • Datum und Dauer der Reise
- • Reiseziel und Anlass
- • Erhaltene Erstattungen
Offizielle Pauschalen
BMF-Schreiben →📚 Alles Wichtige zum Verpflegungsmehraufwand
Was ist der Verpflegungsmehraufwand?
Der Verpflegungsmehraufwand (VMA) ist eine steuerfreie Pauschale für Mehrkosten bei der Verpflegung während beruflicher Auswärtstätigkeiten. Anders als bei anderen Kosten müssen Sie keine Einzelbelege sammeln – es gelten feste Pauschalen, die das Bundesfinanzministerium jährlich veröffentlicht.
Wer hat Anspruch auf Verpflegungspauschalen?
Arbeitnehmer auf Dienstreisen, Selbstständige bei Geschäftsreisen und Unternehmer können den Verpflegungsmehraufwand geltend machen. Voraussetzung ist eine auswärtige berufliche Tätigkeit – Sie müssen also außerhalb Ihrer ersten Tätigkeitsstätte (Arbeitsplatz) und Wohnung unterwegs sein.
Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwand (Inland)
Die Höhe der Pauschale richtet sich nach der Abwesenheitsdauer von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG:
| Abwesenheit | Pauschale pro Tag |
|---|---|
| 24 Stunden | 28 € |
| mehr als 8 Stunden | 14 € |
| An- und Abreisetag (bei mehrtägigen Reisen) | 14 € |
Diese Sätze gelten seit 2020 unverändert – sie gelten also auch für die Steuerjahre 2024 und 2025 sowie für 2026.
Auslandspauschalen: BMF-Schreiben maßgeblich
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschbeträge, die jährlich neu festgesetzt werden. Maßgeblich ist das BMF-Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten ab 1. Januar 2026 mit der vollständigen Länderliste.
Kürzungen bei gestellten Mahlzeiten
Wenn Ihr Arbeitgeber Mahlzeiten bezahlt (z.B. Hotel-Frühstück, Geschäftsessen), wird die Pauschale gekürzt:
- Frühstück: −20% der vollen Tagespauschale (−5,60 €)
- Mittagessen: −40% der vollen Tagespauschale (−11,20 €)
- Abendessen: −40% der vollen Tagespauschale (−11,20 €)
Verpflegungsmehraufwand absetzen (Anlage N)
So machen Sie den Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung geltend:
- Reisen dokumentieren: Datum, Dauer, Ziel und Anlass jeder Auswärtstätigkeit notieren – Einzelbelege für Mahlzeiten sind nicht nötig.
- Pauschalen berechnen: Für jeden Reisetag die zutreffende Pauschale ansetzen und bei gestellten Mahlzeiten kürzen.
- Arbeitgeber-Erstattung abziehen: Nur die Differenz zwischen Pauschale und steuerfreier Erstattung ist als Werbungskosten absetzbar.
- In die Anlage N eintragen: Der Betrag gehört in den Bereich „Reisekosten". Selbstständige erfassen den Verpflegungsmehraufwand stattdessen als Betriebsausgaben.
Dreimonatsfrist beachten
Wichtig: Nach drei Monaten an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte entfällt der Anspruch auf Verpflegungspauschalen. Die Frist beginnt neu, wenn die Tätigkeit dort für mindestens vier Wochen unterbrochen wird – danach können Sie die Pauschalen erneut für drei Monate ansetzen.
Die Dreimonatsfrist gilt auch bei einer doppelten Haushaltsführung: Dort können Sie Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate geltend machen.
❓ Häufige Fragen zum Verpflegungsmehraufwand
Wie wird der Verpflegungsmehraufwand in der Steuererklärung angegeben?
Als Arbeitnehmer tragen Sie den Verpflegungsmehraufwand in der Anlage N im Bereich „Reisekosten" ein. Die Differenz zwischen Pauschale und erhaltener Arbeitgeber-Erstattung können Sie als Werbungskosten absetzen. Selbstständige erfassen die Kosten als Betriebsausgaben.
Kann der Arbeitgeber die Pauschalen steuerfrei erstatten?
Ja, der Arbeitgeber kann die Verpflegungspauschalen steuerfrei erstatten. Dies ist für beide Seiten vorteilhaft: Der Arbeitnehmer erhält das Geld netto, und der Arbeitgeber spart Lohnnebenkosten. Die Erstattung muss dokumentiert werden.
Was gilt bei Auslandsreisen?
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalen, die das BMF jährlich im Schreiben zur steuerlichen Behandlung von Reisekosten veröffentlicht. Innerhalb eines Landes gilt dessen volle Pauschale.
Muss ich Belege für Mahlzeiten sammeln?
Nein, die Verpflegungspauschalen sind pauschal – Sie müssen keine Einzelbelege für Mahlzeiten sammeln oder vorlegen. Sie sollten aber dokumentieren: Datum, Dauer, Ziel und Anlass der Reise. Bei gestellten Mahlzeiten (z.B. im Hotel) muss entsprechend gekürzt werden.
Gilt die Pauschale auch bei Heimarbeit/Homeoffice?
Nein, bei Arbeit von zu Hause gibt es keinen Verpflegungsmehraufwand, da Sie sich nicht auswärts aufhalten. Für Homeoffice gibt es stattdessen die Homeoffice-Pauschale von 6 € pro Tag (max. 1.260 € im Jahr).